Datos Personales

POLÍTICA GENERAL DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA COMPAÑÍA MERIDIANOMGA S.A.S.

Fecha última actualización: 1 de diciembre de 2025

En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal y cualquiera disposición legal conexa que fuere aplicable MERIDIANOMGA S.A.S., al amparo de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y 5 de su Reglamento, informa a sus clientes, proveedores, empleados y aspirantes de la compañía acerca del tratamiento de los datos personales que realiza la misma en el marco del giro específico de su negocio.

I. GLOSARIO GENERAL.-

1.1. Área o departamento empresarial: MERIDIANOMGA S.A.S. se encuentra compuesta por varias áreas o departamentos que podrían recibir y tratar datos personales.

1.2. Cliente: Se considera como cliente a cualquier persona que accede, mediante un contrato de prestación de servicios expreso o tácito, a los servicios que oferta MERIDIANOMGA S.A.S., esto es la Supervisión y gestión de otras unidades de la misma compañía o empresa, asumiendo la planificación estratégica, organizativa y la función de toma de decisiones de la compañía o empresa; ejerciendo el control operativo y lagestión de las operaciones corrientes de las otras unidades: oficinas principales, oficinas administrativas centralizadas, sedes, oficinas de distrito,regionales y oficinas subsidiarias de gestión. Gestión que se encuentra enfocada en agentes y agencias asesoras productoras de seguros.

1.3. Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, otorgada por el que el titular de los datos personales, quien autoriza al responsable del tratamiento de los datos a tratar los mismos.

1.4. Consulta: Solicitud que realiza el cliente, proveedor, empleado y aspirante de la compañía acerca del tratamiento de sus datos personales, principalmente todo aquello que se relacione con el responsable y el encargado del tratamiento de sus datos, así como la finalidad, el tiempo de conservación, entre otros.

1.5. Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

1.6. Ejercicio de derechos: Son todos aquellos derechos que le asisten al cliente, proveedor, empleado y aspirante en el tratamiento de sus datos personales, tales como acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y eliminación.

1.7. Jefe de tratamiento de datos personales: Es la Gerente General de la empresa MERIDIANOMGA S.A.S., quien controla la gestión del tratamiento de datos.

1.8. Responsable de tratamiento de datos personales: persona jurídica privada que decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales, en el presente caso es la compañía MERIDIANOMGA S.A.S.

1.9. Solicitud: Petición que realiza el cliente, proveedor, empleado o aspirante de la compañía respecto al tratamiento de sus datos personales y de conformidad con el procedimiento previsto para el efecto.

1.10. Titular: persona natural, sea cliente, proveedor, empleado y aspirante cuyos datos son objeto de tratamiento.

1.11. Tratamiento de datos personales: Se considera al tratamiento de datos personales como cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, cesión, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, cotejo, interconexión, supresión y, en general, cualquier uso de datos personales.

1.12. MERIDIANOMGA S.A.S.: Compañía constituida bajo las leyes de la República del Ecuador cuyo giro específico del negocio es la supervisión y gestión de otras unidades de la misma compañía o empresa, asumiendo la planificación estratégica, organizativa y la función de toma de decisiones de la compañía o empresa; ejerciendo el control operativo y la gestión de las operaciones corrientes de las otras unidades: oficinas principales, oficinas administrativas centralizadas, sedes, oficinas de distrito, regionales y oficinas subsidiarias de gestión.;y cualquier actividad mercantil o civil, licita.
1.13. Visitante: se considera visitante a un tercero que visita las instalaciones del CLIENTE.

II. OBJETO.-

El objeto del presente documento es informar a los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes de MERIDIANOMGA S.A.S., acerca del tratamiento de datos personales que realiza la compañía al amparo de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa conexa.

III. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.-

MERIDIANOMGA S.A.S. con Registro Único de Contribuyentes No. 1793139191001 y domicilio social en la calle Muros N 27- 95 y av. González Suárez, edificio Newcorp, oficina 11 en la ciudad de Quito - Ecuador, a través del jefe de tratamiento, será la Responsable del Tratamiento de Datos Personales (en adelante la RESPONSABLE).

IV. IDENTIFICACIÓN DEL JEFE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.-

MERIDIANOMGA S.A.S. ha designado al Gerente General como la jefe del tratamiento de datos personales, quien es la encargada de velar y controlar el cumplimiento del Programa de Protección de Datos Personales, al amparo de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y de toda la normativa conexa.

V. CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS.-

Dependiendo del tipo de titular, se podrán recabar los siguientes datos:

a. Clientes y/o Visitantes:
 Datos de identificación
 Datos de contacto
 Información crediticia

b. Proveedores:
 Datos de identificación y contacto
 Datos fiscales y contractuales
 Datos necesarios para validaciones de cumplimiento (antecedentes, cotizaciones, entre otros detallados en el apartado de finalidad)

c. Empleados y Aspirantes:

 Datos de identificación, contacto, académicos y laborales
 Datos de salud, evaluaciones médicas, pruebas psicológicas, poligráficas, biométricos, entre otros.
 Datos fiscales y bancarios
 Historial de desempeño

VI. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS.-

Para el tratamiento de datos que le corresponde realizar a MERIDIANOMGA S.A.S., el cliente, proveedor, empleado, aspirante y visitante facilitará -de forma voluntaria- sus datos de carácter personal (esencialmente identificativos), los cuales serán incorporados a ficheros denominados “REGISTRO DE ACTIVIDADES”.

En este sentido, las finalidades que persigue el tratamiento de datos es la siguiente:

a. CLIENTES: Se tratan los datos de los clientes, que incluye, pero no se limita a:

- Gestión de cobranza.
- Emisión y envío de facturas.
- Registro de procesos contables.
- Gestión de la seguridad de la información.
- Envío de comunicaciones informativas y publicitarios.
- Autorización de uso de imagen y datos personales en publicaciones.
- Asesoramiento, capacitación y guía de los productos y equipos adquiridos
- Envío de información relativa a los servicios contratados a MERIDIANOMGA S.A.S..
- Prevención de pérdidas y protección patrimonial.
- Transferencia de datos a terceros autorizados.
- Transferencia internacional
- Comunicación de incidentes.
- Generación de bases de datos.

b. PROVEEDORES: Se tratan los datos de proveedores particularmente para la gestión administrativa, cumplimiento contractual, validación de cumplimiento normativo y control de calidad, que incluye, pero no se limita a:

- Adquisición de productos.
- Cotizaciones.
- Asesoramiento y capacitación.
- Autorización de uso de imagen y datos personales en publicaciones.
- Análisis de propuestas en torno a servicios de salud ocupacional.
- Servicios de pruebas de confiabilidad.
- Evaluación, reclutamiento, capacitación, y administración de personal.
- Análisis de propuestas en torno a servicios jurídicos.
- Análisis de propuestas en torno a servicios de talento humano.
- Transferencia de datos a terceros autorizados.
- Transferencia internacional
- Generación de bases de datos.

c. EMPLEADOS Y/O ASPIRANTES: Se tratan los datos de empleados y/o aspirantes de MERIDIANOMGA S.A.S. principalmente para la gestión del expediente laboral, cumplimiento de obligaciones laborales, control de acceso, evaluaciones de confianza, salud ocupacional y desarrollo organizacional, lo que incluye, pero no se limita a:

- Evaluación, contratación, desempeño y bienestar del personal.
- Selección de personal.
- Análisis de currículums vitae.
- Registro de cuentas bancarias.
- Control de asistencia.
- Cumplimiento de obligaciones laborales, contractuales y de seguridad social.
- Registro de enfermedades prexistentes.
- Autorización de uso de imagen y datos personales en publicaciones.
- Evaluación, reclutamiento, capacitación, y administración de personal.
- Evaluaciones médicas preventivas y/o laborales, certificaciones médicas, cumplimiento normativo en riesgos laborales.
- Gestión y administración del expediente laboral.
- Aplicación de pruebas de seguridad, incluidas poligráficas, psicológicas o médicas, cuando sean necesarias por la naturaleza del cargo.
- Monitoreo por cámaras de videovigilancia dentro de las instalaciones, como parte de las funciones de seguridad interna.
- Transferencia de datos a terceros autorizados.
- Transferencia internacional.
- Generación de bases de datos.
La recopilación, obtención, registro, organización, almacenamiento, estructuración, conservación, custodia, eliminación, consulta y transferencia de los datos proporcionados por los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes, constituirán operaciones de tratamiento llevadas a cabo por el jefe de tratamiento de datos con la finalidad de mantener la relación y la debida gestión, administración, información y en general la mejora en la prestación de servicios por parte de MERIDIANOMGA S.A.S..

Estos datos podrán ser transferidos a compañías matrices, filiales, socias o accionistas de MERIDIANOMGA S.A.S.; así como a entidades públicas o empresas privadas que sean necesarias, con el único objetivo de dar cumplimiento a las finalidades anteriormente expuestas.

Los datos personales facilitados por cada cliente, proveedor, empleado, aspirante y visitante, principalmente el correo electrónico y el número de teléfono, servirán como medio de envío de comunicaciones informativas o comerciales respecto al giro de negocio de MERIDIANOMGA S.A.S..

El cliente, proveedor, empleado, aspirante y visitante, podrá oponerse o cancelar el envío de comunicaciones informativas o comerciales remitiendo un correo electrónico al jefe del tratamiento de datos o a través del formulario denominado “MANEJO DE CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCICIO DE DERECHOS”.

VII. LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.-

El tratamiento de los datos de los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitante se realizará en función de lo siguiente:

A. Normativa.-

 De conformidad con lo ordenado en el numeral 19 del artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador;

“Art. 66.-Se reconoce y garantizará a las personas:

19. El derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley”.

 Al amparo de lo dispuesto en los numerales 1,2,3,5, 7 y 8 del artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales en concordancia con el artículo 5 del Reglamento a la Ley:

“Art. 7.-Tratamiento legítimo de datos personas (sic).-El tratamiento será legítimo y lícito si se cumple con alguna de las siguientes condiciones:
1) Por consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos personales, para una o varias finalidades especificas;
2) Que sea realizado por el responsable del tratamiento en cumplimiento de una obligación legal;
3) Que sea realizado por el responsable del tratamiento, por orden judicial, debiendo observarse los principios de la presente Ley;
(…)
5) Para la ejecución de medidas precontractuales a petición del titular o para el cumplimiento de obligaciones contractuales perseguidas por el responsable del tratamiento de datos personales, encargado del tratamiento de datos personales o por un tercero legalmente habilitado;
(…)
7) Para tratamiento de datos personales que consten en bases de datos de acceso público; u,
8) Para satisfacer un interés legítimo del responsable de tratamiento o de tercero, siempre que no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los titulares al amparo de lo dispuesto en esta norma.”

Art. 5.- De la recogida del consentimiento.- El responsable de datos personales deberá obtener el consentimiento del titular de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

En todos los casos en los que de conformidad con la Ley se requiera el consentimiento explícito del titular para el tratamiento de sus datos, el responsable deberá informar previa y detalladamente los tipos de tratamiento, finalidades, el tiempo de conservación, las medidas de protección a adoptarse, las consecuencias de su entrega, entre otros aspectos determinados en la Ley, lo cual deberá ser consentido inequívocamente por el titular.

El consentimiento del titular deberá reflejar de manera indubitada la aceptación de éste en relación con el tratamiento de sus datos personales a través de una declaración, pronunciamiento para darse de baja o clara acción afirmativa. El consentimiento otorgado por el titular deberá ser demostrado por el responsable que lo obtiene, cuando así sea requerido por la autoridad competente.

Cuando los datos personales recogidos pertenecen a un incapaz, bastará con el consentimiento del representante legal debidamente acreditado ante el responsable, en los términos señalados en el presente artículo. El consentimiento de niñas, niños y adolescentes y, en general, de personas incapaces, se obtendrá a través de sus representantes legales y curadores, según lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y el Código Civil.

El silencio o la inacción, por sí solos, no presumen el consentimiento del titular.

B. Consentimiento.-

 Se obtendrá el consentimiento libre, especifico, informado e inequívoco del cliente, proveedor y/o empleado, haciéndole conocer las disposiciones contenidas en el presente documento.

VIII. INTERÉS LEGÍTIMO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.-

En función de su interés legítimo, MERIDIANOMGA S.A.S. podrá analizar las preferencias de los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes de la empresa, para ofrecer productos y servicios que se consideran de su interés.

En este sentido, el titular de los datos consiente y autoriza a MERIDIANOMGA S.A.S. a:

 Contactar con el titular para ofrecer propuestas de valor de sus servicios ofertados.
 Transferir o comunicar datos personales a sus distribuidores, socios comerciales , empresas matrices, socias, accionistas o filiales para la personalización de productos y servicios a ser ofrecidos.
 Realizar grabaciones en videos para temas de seguridad, que conllevará la generación de bases de datos.
IX. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.-

Los datos personales proporcionados por los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes se conservarán en los sistemas físicos y digitales de la empresa, en bases de datos y en los ficheros denominados REGISTRO DE ACTIVIDADES, que se encuentra a cargo del jefe de tratamiento de datos, mientras la finalidad para la cual consintió el tratamiento no haya cambiado y, además, no solicite su supresión.

Además, MERIDIANOMGA S.A.S. conservará los datos personales de los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes durante el tiempo necesario para prestarle los servicios que ofrece; o siempre que exista alguna finalidad comercial o laboral legítima, como adoptar decisiones empresariales basadas en datos relativos a nuevas características y ofertas, así como también para cumplir con sus obligaciones legales y/o contractuales.

X. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES.-

a. NACIONAL.-

MERIDIANOMGA S.A.S. transfiere los datos de sus clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes en estricto cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales. Por ende, los datos personales únicamente se compartirán de conformidad con lo expuesto en la presente política, para:
1. Proveedores de servicios: MERIDIANOMGA S.A.S. mantiene contratos con empresas proveedoras de servicios jurídicos, salud ocupacional, servicios de pruebas de confiabilidad, servicio técnico, servicio de facturación electrónica, entre otros. En este sentido, las empresas colaboradoras de MERIDIANOMGA S.A.S. pueden requerir acceder a ciertos datos personales a fin de prestar sus servicios o cumplir con los contratos antes mencionados, los cuales permiten ampliar y mejorar los productos y servicios que MERIDIANOMGA S.A.S. ofrece.

2. Empresas que brindan servicios, que a criterio de MERIDIANOMGA S.A.S., beneficien a los trabajadores: MERIDIANOMGA S.A.S. comparte los datos personales de sus empleados para otorgar, cuando la empresa lo considere pertinente, beneficios adicionales.

3. Autoridades competentes y agencias de protección de datos (por ejemplo: Autoridad de Protección de Datos Personales, Superintendencia de Compañías, Ministerio de Trabajo, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, SRI, entre otros): Los datos de los clientes, proveedores, empleados y aspirantes serán compartidos a entidades públicas del país siempre que sea necesario para cumplir con una obligación legal prevista en la legislación aplicable o para responder a un procedimiento legal válido.

De igual manera, se compartirán los datos personales cuando MERIDIANOMGA S.A.S. considere de buena fe, que ello resulta necesario para los intereses legítimos de la compañía o de un tercero en relación con la seguridad nacional, la aplicación de la ley, en el marco de procesos legales, la protección de la seguridad de una persona o la prevención de accidentes mortales o daños personales inminentes, siempre que se entienda que dichos intereses legítimos no quedan invalidados por intereses o derechos y libertades fundamentales que los titulares de los datos requieran para proteger sus datos personales.

b. INTERNACIONAL.-

Los datos de cada cliente, proveedor, empleado, aspirante y visitantes podrán ser comunicados y/o transferidos a entidades públicas o empresas privadas que sean necesarias, con el objetivo de llevar a cabo las actividades que desempeña la compañía como parte de su giro específico del negocio. MERIDIANOMGA S.A.S. de forma legítima podrá transferir dentro del país o fuera del territorio nacional a encargados del tratamiento, proveedores, clientes, franquicias, organismos reguladores, empresas filiales, matrices, socias o accionistas de MERIDIANOMGA S.A.S..

MERIDIANOMGA S.A.S. exigirá a los terceros a quienes se transfieran sus datos personales el cumplimiento de estándares adecuados, al amparo de los dispuesto en los artículos 56 y 57 de la LOPDP. En este sentido MERIDIANOMGA S.A.S. exigirá el cumplimiento de estándares adecuados de confidencialidad, protección y seguridad de éstos, especialmente cuando dichos terceros se encuentren en países que no cuentan con una legislación de protección de datos adecuada conforme los parámetros establecidos por la normativa aplicable en cada jurisdicción.

XI. USO DE LA IMAGEN.-

Con la inclusión y desarrollo de las nuevas tecnologías, publicaciones; comunicaciones; y, cualquier otro de carácter comercial, MERIDIANOMGA S.A.S. puede incorporar en las mismas, datos personales y/o imágenes que haya proporcionado el cliente, proveedor, empleado, aspirante y/o visitante producto de la relación existente con la compañía.

En este sentido, el cliente, proveedor, empleado, aspirante y visitante entiende que MERIDIANOMGA S.A.S. puede hacer uso de sus datos personales tales como su nombre y apellido, así como el uso de su imagen personal en donde aparezca de manera individual o conjunta, únicamente para realizar publicaciones en la página web de la empresa y en redes sociales de titularidad de la compañía como Instagram, LinkedIn, entre otras; con el fin de dar a conocer opiniones, reseñas, eventos, capacitaciones y en general cualquier comunicación respecto al servicio que ofrece MERIDIANOMGA S.A.S..

Las imágenes serán publicadas por el tiempo que la compañía considere necesario para la publicidad de sus servicios y productos.

Sin perjuicio de lo expuesto, en caso de que el cliente, proveedor, aspirante y visitante considere que dicha imagen puede causar perjuicio a su persona, podrá solicitar al jefe de tratamiento de datos la eliminación de su imagen del sitio web, red social u otra publicación que considere oportuna. Para el efecto, el jefe de tratamiento eliminará la imagen en un plazo no mayor de 15 días desde recibida la solicitud, de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente y los procedimientos previstos para el ejercicio de derechos relacionados con datos personales.

XII. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ALOJADA.-

MERIDIANOMGA S.A.S. adoptará las medidas necesarias para que, de conformidad con la normativa aplicable, garanticen la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.

MERIDIANOMGA S.A.S. podrá dar acceso o transmitir los datos personales facilitados por los clientes, proveedores, empleados aspirantes y visitantes, a terceros proveedores de servicios con los que haya suscrito acuerdos para la protección y seguridad de la información que se encuentra a su cargo, esto, con el objetivo de otorgar a los datos de los titulares los más altos estándares de seguridad y evitar de esta manera la vulneración de los mismos.

XIII. MANEJO DE CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCIOS DE DERECHOS.-

MERIDIANOMGA S.A.S. informa a sus clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes que les asisten entre otros, los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, eliminación, los cuales podrán ejercitarlos mediante petición dirigida al correo electrónico o a través del formulario denominado “MANEJO DE CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCICIO DE DERECHOS”.

En caso de la interposición de una consulta, reclamo o ejercicio de un derecho (petición), MERIDIANOMGA S.A.S. deberá atender dicha petición en un plazo de 15 días de recibida la solicitud. Si es que la solicitud no es clara o completa, MERIDIANOMGA S.A.S. informará al titular de los datos sobre este particular, para que él complete o aclara la solicitud en el término de 10 días contados a partir del día siguiente en el que haya sido notificado.

Asimismo, los clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes tienen derecho a revocar (cuando corresponda) el consentimiento inicialmente prestado, y a interponer reclamaciones de derechos ante las autoridades competentes de conformidad con lo prescrito en la normativa vigente.

XIV. RESPONSABILIDAD.-

MERIDIANOMGA S.A.S. solamente será responsable del tratamiento de datos personales que recopile de forma directa por parte de sus clientes, proveedores, empleados, aspirantes y visitantes.

En el caso de que MERIDIANOMGA S.A.S. recepte datos por intermedio de terceros distintos del titular, se contará con el debido acuerdo de encargo de tratamiento, confidencialidad y seguridad para la transferencia de los datos personales.

XV. CONDICIONES GENERALES.-

15.1. LEGISLACIÓN APLICABLE:

Para el caso de disputas o controversias, la legislación aplicable será la de la República del Ecuador.

15.2. ACTUALIZACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES:

MERIDIANOMGA S.A.S. se reserva el derecho de actualizar la política periódicamente. Es responsabilidad de la compañía mantener actualizada su política de tratamiento de datos personales.
En caso de que alguno de los términos o condiciones que le dan forma y contenido al presente documento sea declarado como nulo, ilegal o inaplicable por autoridad competente, todas las demás condiciones y términos seguirán surtiendo plenos efectos para las partes, siempre y cuando el objeto substancial no se vea afectado.

XVI. CONSENTIMIENTO.-

El cliente, proveedor, empleado, aspirante y visitante conocedor de todo lo expuesto en el presente documento, de manera libre, específica, informada, inequívoca y voluntaria, autorizará a MERIDIANOMGA S.A.S. a través de su consentimiento, a tratar su información, con el propósito de permitir que la compañía preste los servicios así como para recibir información, propaganda, y publicidad, sea o no de tipo comercial.

El consentimiento otorgado por los clientes, proveedores, empleados y aspirantes será recabado mediante la aceptación de manera verbal, física, digital u otros medios que MERIDIANOMGA S.A.S. emplee para el efecto.

El cliente, proveedor, empleado y aspirante podrá en cualquier momento revocar sin justificación alguna, el consentimiento acerca del tratamiento de sus datos personales; para ello, bastará la sola comunicación por escrito de su voluntad al correo electrónico ----o a través del formulario denominado “MANEJO DE CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCICIO DE DERECHOS”.

Empero de lo manifestado, en caso de que el cliente, proveedor, empleado y aspirante revoque el consentimiento para tratar sus datos personales, no será posible proceder con la prestación de servicios.